И ещё про мейлы

И ещё кусочек из книжки "Тимати Феррис_Как работать 4 часа в неделю".
Это скорее вопрос к повышению эффективности и рациональности.

«2. По возможности отвечайте на голосовые сообщения по электронной почте. Переписка приучает к лаконичности. Помогите окружающим приобрести привычку изъясняться кратко.
Подобно началу телефонного разговора общение по электронной почте тоже должно быть подчинено одной цели и построено так, чтобы обмен письмами был сокращен до минимума. Например, письмо, в котором сказано: «Мы можем встретиться в 16:00?», можно составить иначе: «Мы можем встретиться в 16:00? Если да... Если нет, пожалуйста, назовите три варианта подходящего времени».

Эта конструкция «если... то...» приобретает особую значимость, когда мы начинаем реже проверять почту. Поскольку я проверяю ее только раз в неделю, важно, чтобы никому не требовалось отвечать сразу же и чтобы информация не устаревала за семь дней, пока она ждет меня. Если у меня возникли подозрения, например, что производственный заказ не дошел до предприятия, я отправлю своему менеджеру, который ведает поставками, письмо следующего содержания: «Сюзан, получена ли новая партия товара? Если да, прошу сообщить мне. Если нет, свяжитесь с Джоном Доу по телефону 555—5555 или по электронной почте john@doe.com (ему направлена копия письма) и договоритесь о сроках поставки и отслеживании груза. Джон, если с грузом возникнут проблемы, держите по телефону 555—4444 связь с Сюзан, которая уполномочена самостоятельно принимать решения в пределах 500 долларов. В экстренных случаях звоните мне на мобильник. Но я убежден, что вы справитесь вдвоем. Спасибо». Таким образом, удается избежать дополнительных расспросов, необходимости вести сразу два диалогаи вмешиваться в процесс принятия решения. Возьмите себе за правило подставлять действия в конструкцию «если... то...» и в таком виде предлагать их в письмах, в которых вы задаете вопрос».

(с) "Тимати Феррис_Как работать 4 часа в неделю".

Отличный и лёгкий способ упростить жизнь себе и другим.
Сегодня пишу мейлы особо ориентируясь на конструкцию «если... то...», круто! Хотя, безусловно, раньше мейлы о разного рода договорённостях я итак писала с таким посылом, но сейчас акцент более выраженный. И результат отличный.
Спасибо! Очень полезно попробую применять на практике!